如何确保公司规章制度合法有效

（一）内容合法、合理

1、规章制度的内容不得与现有法律规定相违背

2、规章制度的内容应具备合理性

规章制度除了合法外，同时还应具备合理性。

法律赋予公司制定规章制度管理员工的权利，但不代表除合法外，在法律没有规定的范围任意制定规定，一些明显不具备合理性的条款一般也会被认定为无效。

如何判断规章制度的内容是否具备合理性，主要以下列几点作为判断参考的依据：

（1）明确具体、可执行

（2）不违背公序良俗

（3）不超出劳动管理需要

（4）符合相对行业岗位的相关性

（5）平等对待每名劳动者

（6）处罚条款应当具有相当性

（二）规章制度需经民主程序通过

1、应该经过民主程序的范围为涉及“有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项”的所有用人单位相关制度。

2、民主程序主要包括：

（1）规章制度草案经职工代表大会或全体职工民主讨论；

（2）用人单位结合职工代表大会或全体职工意见，最终协商确定规章制度文本。

3、规章制度未经过民主程序的后果

事实上，能够切实履行民主程序的用人单位寥寥无几，那么如果用人单位的规章制度没有经过民主程序将会导致什么后果呢？

主要有以下两种情形：

（1）未经过民主程序的规章制度，不能作为管理劳动者的依据。一旦劳动者与用人单位发生劳动争议，用人单位将无法用规章制度约束劳动者。此时，规章制度将变为一纸空文。

（2）未经过民主程序的规章制度，原则上并不必然无效。若规章制度内容合法、合理，且经过公示程序，劳动者没有异议的，仍可作为劳动仲裁、法院裁判的依据。

因劳动法等相关法律并未明确规定未经过民主程序的规章制度将面临怎样的法律后果，因此目前各地方劳动部门、司法部门对未经过民主程序规章制度的法律后果主要有上述两种观点。但从近年来的趋势上来看，越来越地方关注规章制度是否通过民主程序问题，甚至出台了相应的地方法律规定对民主程序进行了具体规定。即便是没有对民主程序作出具体规定的一些地方，若劳动者对规章制度的效力提出异议，也会导致规章制度效力陷入一个尴尬的境地。

因此，缺乏民主程序对于用人单位来说还是具有相当大的风险的。

（三）规章制度应向劳动者进行公示

公示程序作为规章制度效力的最后一步，也可以说是最为重要的一步，如果说前述两个方面的瑕疵还不必然导致规章制度的无效，但未向劳动者进行公示的规章制度将必然导致规章制度对该劳动者无效的后果。

公示的方法有很多种，但鉴于在发生争议时，一个规章制度是否已经对劳动者进行公示，其证据需要由用人单位进行主张，而有些公示方法因取证困难，将导致即便用人单位进行了公示，但争议发生时无法证明自己已经公示，最终规章制度仍然被认定为对劳动者无效的情形。

如采用”在公告栏中张贴”的方法进行，该种公示方法，首先无法证明用人单位时何时在公告栏上张贴规章制度的（规章制度的日期并不能证明张贴时间）其次无法证明是否每名劳动挣都看到了这份规章制度，因此该种公示方法在实践中，往往不具备证明力。因此，用人单位在采取公示时，应特别考虑自己所采取的公示方法是否利于争议发生时的举证。