1、明确规章制度管理的主体、对象
指定明确的部门或者人员,对规章制度管理进行归口管理,负责建立规章制度文本标准、规范,检查制度文件控制流程是否完善,制度文件管理,包括制度的发布、更新、修订乃至培训的组织;规章制度制修订,以公司名义进行,由公司承担责任,杜绝所谓的“部门”制度;明确该制度适用范围、对象、执行时间。
2、建立规章制度的体系,注重与管理体系的协调性
完善制度架构,建立制度文件层次。如制度可分为手册、控制流程、操作说明书、记录等几个层次,由不同层次文件负责不同功能,如有的主要描述大的方针、原则,有的明确业务流程,有的量化具体指标和操作方法,有的记录业务流转中的信息,不可模糊、混淆。
针对涉及员工切身利益制度,建立劳动者意见征集程序和告知程序,做好记录,并纳入内控。
建立规章制度文件体系和信息系统。文件之间互相支持,体现互相间的关联关系,使业务流转中有记录可循,保证内控、审计工作有据可查。通过信息化系统高效管理规章制度文件。
3、建立合规审查机制和内部控制
由内部合规部门或者专家,重点审查规章制度内容是否符合法理,有无违反最新的法律、法规要求,制定的程序、记录是否完善等,通过这些审查,规避法律风险。
强化内部控制,重点开展交叉审核、评审规章制度与公司宗旨、目标的适宜性和规章制度与其他文件之间协调性、合规性。定期对制度执行情况进行审核、审计,实现持续改进和必要修订、废止